Personalhåndboken er grunnsteinen for å skape ditt ideelle arbeidsmiljø. Mens hver bedrift er unik og har sitt eget sett med mål og arbeidsmetoder, må Personalhåndboken følge alle reguleringsnivåer som gjelder for din virksomhet. Innenfor den skal ansatte finne all informasjon som er relevant for deres stilling og virksomhet.

En typisk håndbok starter med en kort bedriftsintroduksjon, ofte med kommentarer fra administrerende direktør eller regionsjef. De første seksjonene brukes ofte til å utdanne ansatte om selskapets historie, prestasjoner, markedsinnflytelse og selskapets mål på en måte som er både minneverdig og spennende.

Kjernen i Personellhåndboken er generell informasjon om arbeidsforhold. Den inneholder grunnleggende retningslinjer som ansettelsespraksis, stillingsklassifikasjoner, kontraktsformer, lønnssystemer, tilgang til ressurser, utbetalinger av fordeler, permisjoner, ferie, osv.

Hver rolle innen selskapet må defineres med sin egen seksjon i håndboken, sammen med detaljert informasjon om deres ansettelsesstatus.

Selv om det vanligvis finnes som et eget dokument, bør Vær Varsom-plakaten også integreres i håndboken din. Vær Varsom-plakaten (eller VVP for kort) er en samling av minimale atferdskrav som dine ansatte må overholde. Den inneholder retningslinjer for gode arbeidsforhold, kleskode, bruk av kontorlokaler og utstyr, samt disiplinærtiltak i tilfelle brudd.

Personellhåndboken må også inneholde detaljert informasjon om ansattes oppsigelse og avslutning. Disse emnene må defineres i stor detalj for å unngå eventuelle juridiske konsekvenser, spesielt når det gjelder disiplinære avskjeder.

Til slutt bør avslutningsnotatene i din personellhåndbok inneholde en kort oppsummering av hovedpunktene, samt noen oppmuntrende «videre fremover» kommentarer skrevet i en oppmuntrende tone.

Den første grunnen til å ha en digital personellhåndbok er å ha retningslinjer, forskrifter, nyhetsoppdateringer og annen viktig informasjon samlet på ett sted. Hovedmålet er imidlertid å sette standarden for hva du forventer fra dine ansatte og, som gjengjeldelse, hva de kan forvente fra deg.

Håndboken følger dine arbeidstakere fra den første ansettelsen gjennom hele tiden de tilbringer i selskapet ditt, og til og med langt etter at de har sluttet. Den beskriver ikke bare hvordan man skal opptre på selskapets eiendom og i arbeidstiden, men også hvordan man skal være en god merkevareambassadør utenfor arbeidsplassen.

En personellhåndbok må skrives med en tydelig melding og en tone som inspirerer, samtidig som den krever respekt. Ansatte må oppmuntres til å holde seg oppdatert med informasjonen og være kunnskapsrike om de delene av håndboken som angår dem. Ledere bør kjenne innholdet i ikke bare sine stillingsbeskrivelser, men også de menneskene de har ansvar for.

Informasjonen i personellhåndboken er ikke en bedriftshemmelighet.

Den bør være lett tilgjengelig for alle på forespørsel, derfor velger mange selskaper å oppbevare sine håndbøker i digitalt format i skybaserte lagringsløsninger.

Selv om personellhåndboken er av stor betydning for selskapet ditt, er den ikke hugget i stein. Selv den mest grundig gjennomtenkte og skrevne håndboken kan endres. Når retningslinjene trenger oppdatering, kan det være tidkrevende og kostbart å forske, omskrive, dokumentere og deretter informere og innhente samtykke fra ansatte.

Mens utdeling av papirkopier og krav om håndskrevne signaturer fortsatt er vanlige juridiske praksiser i mange land, blir digitale dokumenter og signaturer raskt normen.

I større internasjonale bedrifter med tusenvis av ansatte, kan én versjon av håndboken være utilstrekkelig. Du må ta hensyn til ulike typer ansatte (fritatt, fagforeningsmedlemmer, kontraktører, osv.) og deres geografiske plasseringer. I slike tilfeller må det utarbeides flere versjoner av håndboken for å følge ulike retningslinjer, og det kan også være behov for flerspråklige versjoner.

Nåtidens ansatte forventer å ha all viktig informasjon som angår dem tilgjengelig på forespørsel. Tiden med oppslagstavler på kontoret er lenge forbi, og i en tid med varsler forventer folk at oppdateringer kommer gjennom telefoner og datamaskiner.

Til slutt, selv om personellhåndboken fungerer som et juridisk dokument, bør du ikke unngå å tilpasse deler som er spesifikke for selskapet. For å gjøre den minneverdig for dine ansatte, kan du legge til multimedieinnhold som videoer som presenterer selskapets ledelse, diagrammer som viser vekst og suksess, fotografier fra nylige selskapsarrangementer og lignende.

Av disse grunnene og flere, hvis du ikke allerede har gjort det, er det på tide å digitalisere personellhåndboken din i et skybasert miljø.

Når vi skaper digitale løsninger, sørger vi for å tenke fremover. Her er noen av funksjonene du vil sette pris på i vår personellhåndbok:

• Endringer i lover og forskrifter blir automatisk oppdatert til de nyeste versjonene, og alle ansatte blir varslet.
• Den innebygde søkefunksjonen kan enkelt finne nøkkelord og uttrykk innen teksten, noe som gir deg rask tilgang til informasjon.
• Spesifikke appadministratorer kan tildele ansvar for visse regelbøker og/eller kapitler til ansatte.
• Individuelle brukerprofiler informerer ledere om hvem som er oppdatert på lesingen og hvem som trenger en påminnelse.
• Publikasjonssentralen skiller ulike håndbokversjoner og arkiverer de gamle.
• AppsCo er helt skybasert – alt er tilgjengelig på en rekke enheter (telefoner, nettbrett, datamaskiner) via internett.

Du kan også tilpasse personellhåndboken din med videoer, bilder, lenker og ulike tekstformater for å bedre matche din bedriftsprofil.

Samle all informasjonen dine ansatte trenger på ÉN plass. Ta kontakt med en av våre partnere i dag for å få orden på dette; Azets eller BDO Norge.